Von Robert Dietz

Was heißt Digitalisierung in den Kommunen und Digitales Rathaus?

Digitalisierung bedeutet zunächst möglichst alle Prozesse innerhalb einer Organisation möglichst automatisiert, standardisiert und durch Technik unterstützt – wenn möglich digital – ablaufen zu lassen. Dazu bedarf es zunächst einer detaillierten und umfassenden Untersuchung der bestehenden Prozesse. wobei es hier viele Möglichkeiten gibt Unterstützung zu erhalten. Als Beispiel sei hier nur die Digitallotsenseminare der BVS genannt. Danach müssen diese Prozesse in digitaler Form umgesetzt werden.

Deswegen steht ganz zu Beginn jeder Digitalisierungsinitiative die Frage:

Welche Vorgänge oder Prozesse kann ich, welche will ich und auch welche muss ich in Zukunft digital abbilden?

Dazu gibt es eine Reihe von rechtlichen Vorgaben, die sich zum Großteil aus dem Bayerisches eGovernmentgesetz, dem OnlineZugangsGesetz (OZG) sowie der europäischen Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) ableiten und bereits seit Jahren bekannt und zum Teil auch vorgeschrieben sind. Schließlich und endlich fordert das bayerische Archivgesetz den Einsatz von „Digitalen Langzeit Archiven“ z.B. im Bereich der Standesämter.
Alles in Allem zeigt sich also, dass das Thema Digitalisierung ein sehr weites Feld ist und ziemlich alle Bereiche der Verwaltung umfasst. Wobei das Thema Kommunikation immer im Zentrum steht.

Konkret kann man in vier Themenfelder adressieren:

Kommunikation innerhalb der Verwaltung. Hier geht es in erster Linie um Themen wie elektronische Akten und Workflowsysteme aber auch um Digitale Langzeitarchivierung.

Kommunikation mit anderen Verwaltungen. Ein Beispiel ist der seit Jahren immer wieder diskutierte digitale Bauantrag.

Kommunikation mit der Bevölkerung. Hier kommen in Bayern vor allem Portallösungen zum Einsatz, diese Portallösungen erleichtern in Zeiten verschlossener Rathäuser den Kontakt zwischen Bürger*nnen und Verwaltung in ganz erheblichem Maße.

Kommunikation im Rahmen der Schuldigitalisierung. Thema Digitales Lehren und Lernen.

Was können wir tun?

Innerhalb der Diskussion über das Thema Digitalisierung genügt es wie oben beschreiben nicht, Mittel für neue Stellen oder Geräte bereit zu stellen, sondern vielmehr müssen Verwaltungsprozesse auf ihre Möglichkeit zur Digitalisierung hin untersucht werden und die Ergebnisse schnellst möglich umgesetzt werden. Dabei hilft es, sich im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit über bereits erfolgte Untersuchungen auszutauschen. Obwohl die Verhältnisse in allen Verwaltungen unterschiedlich sind, so sind doch die Aufgaben und Anforderungen überall gleich. Darauf hinzuarbeiten, dass diese im Sinne der Bürger*nnen umgesetzt werden, das sollte unser aller Ziel sein.
Dazu ist es sicher auch immer wieder wichtig nach Best Practice Beispielen innerhalb der „kommunalen Familie“ zu schauen und voneinander zu lernen.
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